@ 2015.08.16 , 09:00

怎么样才能写出完美的邮件

无论你是不是喜欢使用电子邮件进行通信,反正它就在那里,不离不弃,尤其是在工作单位,电子邮件可以说是最主要的通信工具。据不完全统计,在去年,全球每天发送的电子邮件之中,和工作有关的电子邮件占总数的百分之五十五。平均而言,我们每天每人接受和发送的电子邮件多达一百二十一封。这真是一个恐怖的数据。

这也怪不得我们在收发电子邮件的时候会犯一些错误,毕竟每天都要处理怎么多的电子邮件。而且电子邮件之中又会出现很多令人不解的表情和单词,所以,人们几乎要花费更多的时间和经历去理解这些内容以及电子邮件的收发技巧。
[-]
《哈佛商业评论》就这些问题制作了一份电子邮件的精通指南。

明确的标题

《哈佛商业评论》表示,标题栏应当简单明了能够让人一目了然。如果说标题栏对吸引读者注意非常重要,那么字体便是留住读者的关键。《哈佛商业评论》建议使用一些等简洁的黑色字体,而且在同一封邮件中最好不要使用超过三种字体。

卖萌的内容

在你决定使用一些表情的时候,最好注意一下对方有没有使用表情,一般来说,只有当对方给你的邮件里面使用表情时候,你才可以在回复之中使用表情。

打错字是人们在打字的时候不可避免的一个情况。但是对于管理层来说,故意打错字却有可能是一个不错的选择,因为这样子不会让对方感到过于严肃和压力。但是打错字在某些情况下会让人觉得你不够专业,所以,做前请三思啊。

正确的语法

如果你一天发送了超多数量的邮件,那么你就会很容易忽略标点符号和句子的语法错误。《哈佛商业评论》建议人们应该多在这方面花一些时间来整理。避免对方以为语法和标点上的错误而误解了邮件的意思和内容。

一些专家认为电子邮件要尽可能的精简,最好是将内容保持在一个屏幕大小的范围之内。在重点地方应该要分割段落。在表明意图的前提下,保持内容的简洁。

再三的思索

在你发送电子邮件之前,应该再次检查邮件的内容。《哈佛商业评论》建议,在一定的情况下,可以多添加几个收件人,但千万不要以密函的形式发送,以免给对方留下小偷小摸的坏印象。”

虽然电子邮件是一个重要的通信方式,但是有时候面对面交流或者是电话沟通更加的有效。因为在某些情况下文字会让人误解,面对面或者是电话往往会消除这种误解。毕竟直接的交流更加能够把握对方的情绪上的变化。

本文译自 BBC,由译者 一夕 基于创作共用协议(BY-NC)发布。


给这篇稿打赏,让译者更有动力 !
支付宝打赏 [x]
您的大名: 打赏金额:

0.0
赞一个 (7)

24H最赞