@ 2015.08.16 , 09:00
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怎么样才能写出完美的邮件

无论你是不是喜欢使用电子邮件进行通信,反正它就在那里,不离不弃,尤其是在工作单位,电子邮件可以说是最主要的通信工具。据不完全统计,在去年,全球每天发送的电子邮件之中,和工作有关的电子邮件占总数的百分之五十五。平均而言,我们每天每人接受和发送的电子邮件多达一百二十一封。这真是一个恐怖的数据。

这也怪不得我们在收发电子邮件的时候会犯一些错误,毕竟每天都要处理怎么多的电子邮件。而且电子邮件之中又会出现很多令人不解的表情和单词,所以,人们几乎要花费更多的时间和经历去理解这些内容以及电子邮件的收发技巧。
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《哈佛商业评论》就这些问题制作了一份电子邮件的精通指南。

明确的标题

《哈佛商业评论》表示,标题栏应当简单明了能够让人一目了然。如果说标题栏对吸引读者注意非常重要,那么字体便是留住读者的关键。《哈佛商业评论》建议使用一些等简洁的黑色字体,而且在同一封邮件中最好不要使用超过三种字体。

卖萌的内容

在你决定使用一些表情的时候,最好注意一下对方有没有使用表情,一般来说,只有当对方给你的邮件里面使用表情时候,你才可以在回复之中使用表情。

打错字是人们在打字的时候不可避免的一个情况。但是对于管理层来说,故意打错字却有可能是一个不错的选择,因为这样子不会让对方感到过于严肃和压力。但是打错字在某些情况下会让人觉得你不够专业,所以,做前请三思啊。

正确的语法

如果你一天发送了超多数量的邮件,那么你就会很容易忽略标点符号和句子的语法错误。《哈佛商业评论》建议人们应该多在这方面花一些时间来整理。避免对方以为语法和标点上的错误而误解了邮件的意思和内容。

一些专家认为电子邮件要尽可能的精简,最好是将内容保持在一个屏幕大小的范围之内。在重点地方应该要分割段落。在表明意图的前提下,保持内容的简洁。

再三的思索

在你发送电子邮件之前,应该再次检查邮件的内容。《哈佛商业评论》建议,在一定的情况下,可以多添加几个收件人,但千万不要以密函的形式发送,以免给对方留下小偷小摸的坏印象。”

虽然电子邮件是一个重要的通信方式,但是有时候面对面交流或者是电话沟通更加的有效。因为在某些情况下文字会让人误解,面对面或者是电话往往会消除这种误解。毕竟直接的交流更加能够把握对方的情绪上的变化。

本文译自 BBC,由译者 一夕 基于创作共用协议(BY-NC)发布。


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TOTAL COMMENTS: 15+1

  1. anye424886
    @2 years ago
    2900555

    完美?首先找一个强烈强迫症的患者,比如我。

  2. 琪露诺
    @2 years ago
    2900575

    用温州话写

    [13] XX [3] 回复 [0]
  3. 神奇约翰尼
    @2 years ago
    2900579

    记得贴附件…

    [36] XX [1] 回复 [0]
  4. 2900592

    你好,附件中是我司xxxx文件,请查收。祝顺利。

    简单暴力有效

  5. 一毫米指甲
    @2 years ago
    2900611

    邮箱基本是用来传文件………

  6. Vanessa
    @2 years ago
    2900614

    邮件吖,每周都要写工作报告,领导每天都要指派任务

  7. 金针菇上蚂蚁
    @2 years ago
    2900639

    要把自己想象为尼日利亚人

  8. 2900643

    一天经常收超过50封而且过半需要回复的可怜人路过……关键是回复的问题基本都不是我直接能解答的,我还要转发给其他同事一起审阅,讨论。邮件太多的时候真心觉得打开Outlook或者lotus notes就想吐……

  9. 2900655

    要把对面想象为生理期女汉子

  10. 名字要写的拉
    @2 years ago
    2900665

    我有个简单的方案
    入职完美世界,简称完美
    写信

  11. 2900772

    不写呗

  12. 黄丽华
    @2 years ago
    2900833

    My name is hanmeimei,i’m writing to you

  13. →_→
    @2 years ago
    2901189

    去掉标题和卖萌部分,一些人在写评论的时候应该参考一下

  14. 2901331

    @anye424886: 你如果真的得了强烈的强迫症,你还有这心情在这里这样评论?强迫症很好玩吗

  15. Rey2502
    @2 years ago
    2902684

    主题:样品9527图稿档案

    Hi XXX

    请看附件图稿.

    BR
    Rey

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